物料的编码与版本管理浅析

引言

编码管理和版本管理是企业信息化过程中必然遇到的两个基础话题。图号、物料号、编码三者之间的关系是什么?为什么国内很多制造型企业既有图号、也有物料号,对企业编码管理的正确、合理方式是什么?当对物料进行更改时,究竟应该是通过版本进行控制,还是应该给出不同的编码?本文针对这些问题,结合物料管理理论,基于信息化物料管理项目实践,对编码管理和版本管理进行简单分析,以期丰富物料管理理论、提升企业信息化项目实践的成功率与满意度。

业务概念

1.1 编码

编码是物料的“身份证号”,是物料的唯一标识,其基本要求是唯一性。比如手机号编码全球内唯一,身份证编码国内唯一,物料编码企业内唯一。常见物料的物料编码方式有4种:流水编码、分类+流水编码、隶属编码,混合编码。

1.2 图号与物料号

图号是图纸中零部件的编码信息,用来标识图纸中具体零部件。一般来说,图号是依附于图纸并专门为图纸服务的。图号一般受到产品结构的影响,反映较多图纸和部件结构信息。物料号是企业下游对物料标识的一种称呼,通常是指具体的零部件,体现较为浓厚的单个物料信息。企业中使用的图号和物料号也都属于物料编码范围,二者基本要求都是唯一性。由于历史及习惯原因,国内企业的图号编码大部分为隶属规则;物料号则根据每个企业的管理习惯不同而存在多种同规则,如果分类编码、流水编码等。

1.3 版本

版本是在编码不变的前提下,对物料演变过程的历史记录。版本通常会有大小版本之分。一般地,对产品发布前的修改称为小版本变化,产品发布之后的修改称为大版本升级。

编码管理

2.1  企业下游物料编码方法

对制造型企业来说,设计是上游,也是图号产生部门。既然设计图纸中的图号可以唯一标识零部件,对于相同零部件,下游的工艺、制造、采购、财务等环节是否可以按照设计确定的图号继续进行后续管理呢?一般存在以下两种情况:

a)      以图号为基础继续进行后续管理。对于已经有图号作为标识的,下游部门继续使用图号作为物料的唯一标识;对于没有给出图号的过程物料(如制造过程部件或者采购合件等),可以基于图号规则(或与其他规则相结合)继续给出新的图号规则。也就是说,整个企业的物料管理均是以图号为基础进行管理。

b)      不使用物料号,重新定义一套编码。因为设计不能给出制造、采购过程中的图号,为便于下游统一物料管理,下游部门重新给出一套符合自己管理的物料编码体系,比如全新的分类编码、流水编码等。

以上两种下游物料编码管理方式取决于企业自身。事实上,只要做到一物一码(甚至是一物多码)就可以满足企业物料管理的基本要求。

2.2  统一编码管理

一般地,企业下游管理的物料涵盖企业各个业务环节,涉及计、制造、采购、物流、质量等多个部门。既然下游对企业物料的管理范围和数量远大于上游,为什么不直接取消图号,统一企业物料编码方式呢?很多企业将图号、物料号两种不同的编码规则在企业内部并行运行,不但白白增加企业物料编码的管理成本,而且是导致“一物多码”的重要原因。这是因为大部分企业存在这样的物料管理误区:

a)      双方都不愿意改变现有管理习惯。一方面,国内现有图号逻辑大部分为隶属编码规则,这种规则比较便于设计人员直观的进行产品及零部件别,且具有一定历史。另一方面,对企业范围内物料进行统一分类、流水等管理方式,比较合适仓库、采购、财务、制造人员的管理。

b)      认为两套编码体系是正常的。只要二者能够通某种对应关系实现一一对应即可,没必要统一企业范围的物料编码管理体系。

事实上,增加一个不必要的物料给企业带来的不仅是设计上的重复工作,还有制造、采购、财务、仓库等综合管理的成本增加。合理的管理方式应该是淡化甚至消除图号,统一企业范围内编码方式,消除因不同编码体系带来的管理内耗。

版本变化与编码变化

3.1 问题提出

产品部件进行修改时,更新版本和更换编码是是“二选一”的。有的企业进行物料修改时,将原来的编码改为类似“编码+v1v2……vN”等进行区分。这种管理方式的本质是依然是新增物料号,并非严格意义上的版本管理,因此也是不规范的。一般的产品或物料管理系统都支持版本记录与编码申请,那么产品修改时,何时通过不同版本进行管理,何时通过不同编码进行管理呢?

3.2 解决方案

3.2.1 首次发布前修改

产品首次审签发布/批准之前,所有的驳回修改都应该是小版本升级,因为这是产品设计不断修改、完善的过程,所有修改记录都应该保留。

3.2.2 首次发布后修改

对于已经发布/批准的物料再次提出修改请求时:

(1)      如果是在制造过程中,发现产品本身设计错误,则设计部门需要立刻进行修改,进行大版本升级,编码不变。同时,设计、工艺、制造、采购等下游部门需要给出在制品处理意见。

(2)      如果是在生产过程中,需要根据订单变型生产不同产品,需要进行不同的财务成本统计,则需要通过另存或重新设计给出新的、不同物料编码码,然后重新进行审签发布。

(3)      如果是生产过程中,发现有些可以优化改进之处:

a)       如果这种改进是针对后续所有产品,那么需要进行大版本升级,并给出改进前的版本的在制品处理意见;

b)       如果这种改进是一种变型设计,那么需要通过另存或重新设计给出新的、不同的物料编码;

c)        如果不确定这种改进是否合适,那么需要下发临时技术通知单,待确定后再判断是修改为新的版本还是给出新的不同物料编码

结语

(1)      阐述编码、图号、物料号、版本各自业务概念,说明企业中常用的图号、物料号都属于编码管理范围。

(2)      说明企业下游的编码管理可以是多样的,只要满足唯一性要求、并且在实际使用中得到认可就是可行的。建议在企业范围内统一编码管理,降低因为多重编码体系带来的企业管理内耗。

(3)      指出版本变化与编码变化二者是对立的。针对修改中遇到的管理困惑,结合不同的实际修改业务场景,给出一种版本变化与编码变化的业务管理规范,有益于物料管理理论发展,同时对企业实际物料管理也具有一定指导及借鉴作用。

 

 

作者简介:

赵长生(通信作者),男,1985年出生,上海湃睿信息科技有限公司,PLM实施部项目经理。主要从事企业信息化研究、PLM实施及管理方面的工作。Emailczhao@pisx.com

陈杰,男,1979年出生,山东新华医疗器械股份有限公司,信息科科长。。Emailchenjie@shinva.com